O Word tem uma funcionalidade para criação de mala direta que se encontra na faixa de opções na guia Correspondências. Esta guia é organizada nos grupos Criar, Iniciar Mala Direta, Gravar e Inserir Campos, Visualizar Resultados e Concluir:
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Em nosso exemplo criaremos uma mala direta para anunciar aos clientes mais frequentes de nossa empresa, que eles tem direito a um desconto especial em sua próxima compra, para comemorar sua fidelidade, o texto da mala direta é basicamente esse:
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O que queremos que a mala direta faça é substituir Nome da Empresa, Nome do Cliente e Valor do Desconto pelos valores que estão em uma planilha que preparamos com a lista dos clientes agraciados e seu respectivo valor de desconto, veja o exemplo:
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Então mãos a obra, vamos passo a passo:
1º Crie um novo documento no Word.
2º Digite o texto sugerido ou crie o seu próprio no novo documento e grave-o arquivo em um local apropriado.
3º Crie uma nova pasta de trabalho no Excel e de um nome que desejar, por exemplo, Desconto.
2º Digite os dados acima ou crie os seus próprios. Grave a planilha, de preferência, no mesmo local do documento acima.
Agora vamos juntar tudo:
1º No documento Word, selecione a guia Correspondência da faixa de opções.
2º No grupo Iniciar Mala Direta, pressione o botão Selecionar Destinatários. Na lista de opções escolha Usar Lista Existente... .
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3º Será exibida uma caixa de seleção para a escolha da fonte de dados. Navegue até a pasta onde você gravou a planilha Descontos e selecione-a.
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4º Será exibida uma caixa de diálogo para você escolher a tabela onde estão os dados que serão utilizados na mala direta, após selecioná-la clicamos no botão Ok.
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5º Nesse momento será habilitado o botão Inserir Campo de Mesclagem no grupo Gravar e Inserir Campos da Faixa de Opções. E uma lista de campos será exibida com os nomes dos campos da nossa pasta de trabalho:
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6º Agora vamos selecionar no texto a parte que iremos substituir. Selecione o texto onde ficará o nome da empresa, vá em Inserir Campo de Mesclagem e selecione o item na lista referente a Empresa. Repare, em nosso exemplo, que o texto Nome da Empresa foi substituído por um campo de formulário chamado >.
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7º Repita o passo anterior para todos os campos de sua tabela até que todo texto do documento seja substituído. Obs.: Um campo da pasta de trabalho pode ser utilizado mais de uma vez na mala direta como foi o caso do campo com o Nome do cliente.
Após a substituição das partes de texto pelos Campos de Mesclagem equivalentes você terá um texto parecido com esse:
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Para ver o resultado da mala direta pressione o botão Visualizar Resultados (11) e para exibir os demais clientes cadastrados na sua pasta de trabalho, use os botões de navegação (11 2). O resultado será mais ou menos esse:
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Observe que o valor exibido não tem a mesma formatação de nossa pasta de trabalho no Excel. O Word recupera apenas os valores da pasta de trabalho e não a formatação, mesmo porque você deverá ter a liberdade de escolher a formatação para seus documentos.
Como alterar a formatação do Campo de Mesclagem chamado > ?
1º) Posicione o cursor sobre o valor que aparece sem formatação, ou melhor, sobre o Campo de Mesclagem que apresenta o valor sem formatação.
2º) Clique com o botão invertido do mouse, normalmente o direito (Shift+F9), para abrir o menu de contexto e escolha o item Alternar códigos de campo na lista exibida:
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3º) Será exibido o código de Campo de Mesclagem, neste exemplo é: { MERGEFIELD"Desconto" }.
4º) Inclua \#R$\0,00 entre "Desconto" e } para que o Campo de Mesclagem fique assim: { MERGEFIELD "Desconto" \#R$\0,00 }.
Para sair do modo de exibição do código de Campo de Mesclagem pressione o botão invertido do mouse e selecione Alternar códigos de campo na lista exibida ou Shift+F9.
Pronto solucionada a formatação do Campo de Mesclagem, que é independente da formatação na fonte dos dados.
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Essa característica de formatação numérica chama-se Cadeias de Caracteres de Formato Numérico Personalizado ou Numeric Picture Field Switch, veja como funciona:
0 (zero) àEspecifica as posições dos números que devem necessariamente ser exibidas no resultado. Se o resultado não incluir um dígito naquela posição, o Word exibirá um 0 (zero). Por exemplo, { = 4 + 5 \# 00,00 } exibe "09,00".
#àEspecifica as posições dos números que devem necessariamente ser exibidas no resultado. Se o resultado não incluir um dígito naquela posição, o Word exibirá um espaço. Por exemplo,{ = 9 + 6 \# R$### } exibe "R$ 15".
xàAbandona os dígitos à esquerda do espaço reservado "x". Se o espaço reservado estiver à direita da vírgula decimal, o Word arredondará o resultado para essa casa. Por exemplo,
{ = 111053 + 111439 \# x## } exibe "492".
{ = 1/8 \# 0,00x } exibe "0,125".
{ = 3/4 \# ,x } exibe ",8".
, (vírgula decimal) àDetermina a posição da vírgula decimal. Por exemplo, { = SUM(ABOVE) \# R$###,00 } exibe "R$495,47"". Observação Use o símbolo decimal especificado como parte das configurações regionais no Painel de controle do Microsoft Windows.
. (símbolo de agrupamento de dígitos) à Separa uma série de três dígitos. Por exemplo,{ = LucroLíquido \# R$#.###.### } exibe "R$2.456.800". Observação Use o símbolo de agrupamento de dígitos especificado como parte das configurações regionais do Painel de controle do Windows.
- (sinal de subtração) à Adicionará um sinal de menos ao resultado negativo ou adicionará um espaço se o resultado for positivo ou 0 (zero). Por exemplo, { = 10 - 90 \# -## } exibe "-80".
+ (sinal de adição) àAdicionará um sinal de mais a um resultado positivo, um sinal de menos a um resultado negativo ou um espaço se o resultado for 0 (zero). Por exemplo, { = 100 - 90 \# +## } exibe "+10" e { = 90 - 100 \# +## } exibe "-10".
%, $, * e assim por diante àInclui o caractere especificado no resultado. Por exemplo, { = lucrolíquido \# "##%" } exibe "33%".
"positivo; negativo" à Especifica formatos de número diferentes para resultados positivos e negativos. Por exemplo, se o indicador Vendas95 for um valor positivo, o campo { Vendas95 \# "R$#.##0,00;-R$#.##0,00" } exibirá o valor com a formatação normal — por exemplo, "R$1.245,65". Um valor negativo é exibido em negrito e um sinal de menos — por exemplo, "-R$ 345,56".
"positivo; negativo; zero" à Especifica formatos de número diferentes para resultados positivos, resultados negativos e resultados 0 (zero). Por exemplo, dependendo do valor do indicador Vendas95,{ Vendas95 \# "R$#.##0,00;(R$#.##0,00); R$0" } exibe valores positivos, negativos e 0 (zero) da seguinte forma: R$1.245,65, (R$ 345,56), R$0
'texto' à Adiciona texto ao resultado. Coloque o texto entre aspas simples. Por exemplo,{ = { Preço } *8,1% \# "R$##0,00 'é imposto sobre vendas' " } exibe "R$347,44 é imposto sobre vendas".
`itemnumerado` à Exibe o número do item anterior que você numerou usando o comando Legenda (menu Inserir, submenu Referência) ou inserindo um campo SEQ. Coloque o identificador do item, como "tabela" ou "imagem", entre acentos graves (`). O número seqüencial é exibido em numerais arábicos. Por exemplo, { = SUM(A1:D4) \# "##0,00 'é o total da Tabela' `tabela`" } exibe "456,34 é o total de Tabela 2".
Para maiores detalhes consulte aqui.
Os campos marcados em vermelho e itálico são apenas para destacar no meio do texto os Campos de Mesclagem e você poderá alterar sua formatação da mesma maneira como o faz em qualquer texto convencional.
Espero que essa dica seja útil, até a proxima!

Retirado de :http://www.mondial.com.br/blog/post/71/word-formatacao-em-campo-de-mesclagem-mail-merge
Em: 19/09/2017